EIP功能使用說明

1.系統管理
2. 書籤
3.線上聊天
4.管理聯絡人
5.新增或刪除行事曆中的事件
6.資料匯出
7.檔案
8.論壇
9.行事曆中的查看群組
10.記事簿摘要
11.專案
12.郵件
13.資源
14.需求追蹤系統
15.關鍵字說明
16. 外出返回紀錄系統
17.待辦事項
18.投票系統

※系統管理                                              回到前面

請注意: 在安裝的過程中，系統自動產生一個叫做"root"的管理者帳號，該帳號可以存取設定所有的群組。假設您在某個群組內開啟一新的個管理者帳號，那麼他將只擁有該群組的管理權限。
* 使用者管理：
"您"也就是系統管理者，可以在此新增、修改或刪除使用者。新增或修改：在使用者的姓氏、名字、密碼以及暱稱四個欄位中您必須填入資料。其他的欄位則是選擇性的，您可以任其空白，也可以稍後再修改並填入這些欄位。在"存取權限"這個欄位中，您可以賦予個別使用者特殊的權限並且適度的調整該使用者的行事曆狀態。
 

●假設您賦予他的身份為一般使用者，那麼他將能夠看見群組內其他成員的事件標題，但無法閱讀事件內容。或是您可以賦予他使用者權限的身份，那麼他將能夠看見群組
內其他成員的事件內容（但不包括記事簿摘要），並且可以建立一個新的專案。如果他被賦予的是系統管理員的身份，他也可以看到群組內其他成員的事件內容，但除非您很清楚他對於系統瞭解的程度像您一樣，否則我們不建議您賦予任何人有系統管理員的權限。

●下拉選單 可以讓您決定該名使用者的行事曆，是否可被其他人閱讀，或是不可被他人閱讀。例如：某甲是user的身份，並且開放行事曆供他人閱讀。而某乙的身份是cheif，並且不希望讓他人可閱讀行事曆。'語系'  選項中，您可以定義使用者所偏好的語系介面。
如果您略過這個欄位設定，那麼系統會自動的從使用者的瀏覽器中取得語系的設定。（目前支援英文╱德文╱繁體中文╱簡體中文尚不完全）如果無法正確的擷取瀏覽器設定值，那麼系統會自動設定成英語系。

刪除： 當您執行刪除使用者的動作時，所有該名使用者的摘要、行事曆與待辦事項將會移除。但是該名使用者在論壇、書籤以及上傳在伺服器中的檔案將會保留。並且會將所有已經邀請他投票，但他尚未參與的投票通知移除。如果他是某個專案的成員，而該專案的管理者未將他移除，那麼系統會自動送出通知訊息給該名管理者。 注意：刪除的動作無法回復

* 專案管理：
就像使用者管理一樣，您可在此新增、修改或刪除專案新增及修改：您並須為該專案命名，並且填入開始及預定結束的日期。在專案執行期間內，可隨時指派事件給專案成員。接下來您可以選擇專案的成員（按住Ctrl鍵可複選）。最後您可以設定專案的優先順序，從1到10，1是最優先10則否。刪除： 當您按下刪除鍵後，所有與該專案有關的資料將
會從資料表中清除。再次提醒您，所有的刪除動作都無法回復

* 需求追蹤系統分類管理：
透過設定需求的分類，需求追蹤系統可以自動的將新的需求指派給群組或使用者。新增或修改需求追蹤系統的分類，並且選擇適合處理的群組或使用者，當客戶新增需求時，有選擇該分類，那麼該需求會直接指派給適合的群組或使用者。

* 書籤管理：
除了一般的作業外，每個使用者都可以在上方的功能表〝選項〞中管理自己的書籤。系統管理者可以刪除這些書籤（按住Ctrl鍵可複選），另一個好的理由是，可以檢查這些連結是否存在，或是已經無法連結。所有的刪除動作都無法回復

※書 籤                                                  回到前面

在這一個下拉式的選單裡面，你會發現你群組成員所加入的書籤。只要在一個書籤點選一下，就會開啟一個書籤中位址的新視窗。
如果你要了解更多關於某一個書籤的資訊，只需點一下列表的鏈結。在視窗的中間會顯現出所有書籤的的詳細資料，包含網路位址，內容描述與建議等事項。你也能藉著點選上面的選向來重新排序你的書籤。同樣的，你也可以在這裡開啟書籤的網路位址。
書籤可以在選項的標籤頁裡面新增，修改以及刪除。

※線上聊天                                              回到前面

在聊天室中你可以與同群組的其他成員聊天，當然他們目前是上線並且進入了聊天室，好比正在進行線上會議一般。這種方式對那些不能常見面的成員特別有用。如果需要定期在線上會談，可以選定一個禮拜的特定的時段。

在聊天室中的主畫面有3個部分：最大的區塊顯示出了所有的訊息。這個視窗會經常性的更新新訊息，大概每20秒更新一次。

在右邊的欄位顯示了目前在聊天室中的人員。這個部分也會經常性的更新，大約一分鐘一次。在最底部可以看到一個可輸入文字的區塊，再輸入一些對話的文字後，按一下submit後，你的訊息就會顯示出來。(只要按一下Enter就能換行。)

你使用登出的鏈結exit只會離開聊天室，而不會離開行動辦公室。
＊線上會談：
記錄線上會談內容： 當您點選這個連結時，系統會將線上
會談的內容，完整的紀錄到硬碟中，系統最多可紀錄 2000 筆的會 談內容。
刪除：當最後一個線上會談的使用者並未登出即離開線上
會談系統，那麼這個線上會談記錄檔案會一直存在於系統中，可
能會造成線上會談系統無法運作，但您必須避免這樣的情形發生
，所以您可以直接點選刪除，來清除這個被遺忘的不連續 ，注意
：只有當線上會談系統無法運作時，才執行刪除的動作。

※管理聯絡人                                           回到前面
管理聯絡人標籤頁可以將你的外部聯絡人名單加以整理並且顯示出屬於你的群組成員的所有資料。

外部聯絡人：
你將會得到一個由你自己所建立的清單，裡面列出所有聯絡人。或者是你可以設定成另外一個群組成員的選項。你可以藉由點選姓氏，所有關 於這個聯絡人的相關資料就會顯示在一個新的頁面上。在上面你就可一以編輯這些相關資訊，刪除整個聯絡人資料，或者是匯出這一個聯絡人 到v-card上面。如果你建立了一個新聯絡人並且想要其他所有的成員擁有觀看資料的權限，你就必須要在聯絡人編輯頁最後一個選項勾選對?全部使用者開放。

步驟(一)

步驟(二)
 
步驟(三)

群組成員：
在這個畫面中你將會找到一個有群組成員資料的表格(o.k.不會顯示出密碼:)點選電子郵件位址就會開啟郵件程式(elm,Pine,Netscape傳訊者)，並出現一個訊息框用來寫信件的內文給這個收件者。
如果你想要藉由姓氏以外的依據來分類的話，只要點選在任何一個分類欄的標頭上，就會執行並顯示出新的分類順序。可以使用左邊框架上的關鍵字查詢來建立一個過濾器。只有在任何欄位上有符合關鍵字的人員會顯示出來。

步驟(一)

匯入：
如果你再另外的一套程式上有聯絡人清單的話，你將可能會想要使用聯絡人管理員在管理這份清單，你可以經由任何的格式來匯入清單。

※新增或刪除行事曆中的事件                 回到前面

新增或刪除行事曆中的事件
在下面的對話框中，您可以快速的新增或刪除一筆行程事件。
在第一個欄位中，您可以更改行程的日期，接著您必須輸入事件開始的時間以及
結束的時間，您也可以透過點選中間頁框上的時間來達到同樣的目的。請注意：
當您在某一個時段已排入事件，那麼系統將不允許您重複的排入其他的事件。
在本文中，您可以簡略的輸入行程事件的主旨，在摘要中，您可以對該事件概略
的加以說明。您也可以將該事件分配給進行中的專案，或是為該事件預約資源。
接下來您可以決定該事件屬性，例如該事件屬於例行性的或是一次性的。（系統內定值為一次性的）

* 每天,例如每天早上的晨會（0900-0915)
* 每週,例如每週的某一天開的週會 (每週四)
* 每月,例如每月的某一天(每個月五號),
* 每年,例如週年慶(十月十日)
然後給事件一個截止日期，格式為DD-MM-YYYY
最後您必須選擇新增或刪除這個事件。如果您希望一次刪除常態性的事件，
較好的方式就是選取事件列表，並點擊您想要刪除的事件，前方紅色的方塊，
那麼該事件將會立刻被刪除。請注意：一旦您點下紅色的方塊後，不會再請您確認，
並且將無法回復刪除的動作。

※資料匯出                                               回到前面

您可以將資料表中的內容轉移到其他的應用程式來使用。您可以將資料
匯出成csv（csv=comma separated values）的格式，通常一般的試算表程式
以及資料庫都可以接受這種格式的匯入。
如何匯出？
當您按下聯絡人視窗中的匯出cvs目錄後，將會跳出一
個儲存檔案的視窗，將檔案存放在您希望儲存的位置，這樣
其他的程式就可以透過匯入的方式來使用這些資料了。

※檔 案                                                   回到前面

藉由檔案的模組，群組成員可以分享某些對整個群組相關且重要的檔案，例如：整個群組共同付出心力的文件，或是令人感興趣的文章，可以 用來傳給每一個成員，也可以是一個儲藏軟體程式碼的寶庫。

你可以上傳你的檔案到伺服器來分享，或是設定鏈結導引到這個檔案 - 好比到你的電腦之中。設定目錄來放置檔案。請注意：只有虛擬的目錄夾。
檢視：
主要的表單中顯示出所有的檔案。除了檔案名稱之外，其他的詳細資料：使用者註解，種類，上傳日期，檔案大小都會顯示出來。
藉由點選檔案名稱，就能下載檔案。點選欄位表頭就能重新排序。你也可以刪除你自己的檔案，只要按一下紅色按鈕。
藍色的按鈕用來編輯額外的檔案資訊，或者是重新組織虛擬資料夾系統。綠色按鈕代表只有你對檔案有讀取權限。
虛擬資料夾可以是多階層的樹狀結構。你可以打開跟關閉樹狀結構，點選"+"跟"-"的符號。如果你正在搜尋特定的檔案的話
，使用"filter"的功能來搜尋。在表格的左邊有一個"新"的按鈕，點選一下便會打開另一個表格。對要上傳的檔案與虛擬
資料夾做個選擇。

以微軟的網路做一個範例：

電腦名稱/分享名稱/資料夾名稱/檔案名稱.副檔名
電腦名稱也可以是ip位址。針對微軟網路分享，資料夾是必要的。確認分享允許對相關人員有讀取權限。如果檔案並非位於"分享名稱"的分 享資料夾之中，而是在子目錄"資料夾名稱"以下。
既然一般電腦在區網中分享檔案並非是一部http的伺服器將會自動加入路徑"file:/"到你的輸入路徑中。你也可以略過這項特性，藉由使用一 個通訊協定路徑(如  http://...)。
如果你勾選了"覆寫"，你就可以覆蓋同檔名的檔案。不然的話，會出現一個警訊。你可以使用存取限制的按鈕來限制對檔案的存
取：對只有你一個人，或是整個群組，亦或是某些特定成員才能有跟你相同的權限。最後步驟就是按上傳按鈕把檔案跟相關資訊上
傳到伺服器端。

注意：這些檔案有延伸副檔名，例如：.html, .txt, .gif or .jpg 將會直接顯示而不是下載，你必須要按滑鼠右鍵"另存目標"。

the keyword, and the relevant files will be displayed.
在主畫面中，你也可以使用關鍵字搜尋。表單名稱，分類與建議可與關鍵字配合使用，相關的檔案也會顯示出來。
 
步驟(一)

步驟(二)

步驟(三)

※論 壇                                                   回到前面
論壇是討論跟整個群組息息相關的特定主題。每個成員可以回覆信息或是開新討論話題。
如果想要新增新討論話題，只要在表格中輸入標題，寫下你的訊息文字然後按下?傳送?的按鈕。

你可以在右邊看到所有的討論主題，使用一種樹狀結構的方式呈現。要閱讀一篇文章，只要點一下主題名稱；如果要回覆或對某篇文章下評論的話，只要開啟並填寫你的意見在左邊的訊息方塊之中即可。

在在登入後的主畫面之中，你可以搜尋一個特定關鍵字，無論是在標題之中或是在內文之中，然後在使用關鍵字搜尋及可以搜尋相關主題。

＊在這裡，您可以根據不同的時間點來移除舊的主題，最多可保留
60天（或許您想要先把他們備份起來）。請注意：系統並不會刪除所有的主題，除非他們通通都超過了60天，但任何單一的文章
，一旦超過60天，將會自動被移除。
 

※行事曆中的查看群組                           回到前面
在登入畫面中左邊的頁框中，有一個查看群組的功能。
請點選查看群組右邊的〝展開〞，您可以看到一個詳細的群組資料頁框，包括群組成員、分類、時間軸以及時間間隔。透過不同的狀態設定， 您可以快速的查詢群組內其他成員的行事曆。如果您必須頻繁的查閱行事曆中某些特定的範圍，您可以建立一個摘要來方便您的作業。您可以 在〝選項〞中的摘要下，新增、修改及刪除摘要。註：要讓您的改變產生作用，請記得重新整理您的瀏覽器。請注意：如果您要手動的選取某個使用者，請務必讓分類欄保留空白。
圖示步驟：
 
步驟(一)

步驟(二)


步驟(三)


步驟(四)

再左邊的第一個對話框有兩種方式能檢視行事曆：

◎每日檢視：在表單上的單一日子上點選(不屬目前這個月日子就無法使用)，所需要的日子將會在對話框中間出現。只有這種模式下，你才能 看到記事簿摘要的內容，只要將滑鼠移動到文字旁的藍色按鈕如果對此事件你紀錄了任何相關資料的話，一個綠色對話框將會將會提醒你。

步驟(一)

步驟(二)

步驟(三)

步驟(四)

◎每週檢視：在左手邊日曆上的星期編號上點選。

步驟(一)

步驟(二)

行事曆的選擇對方框
◎每月檢視：在上方的選擇對話框選擇月任何某年的某月份，這一整個月份將會顯現出來。且可以使用在旁邊的>和<來呼叫下一個或前一個月份。


步驟(一)

步驟(二)

◎列表檢視：在下面事件表列的鏈結將依照發生先後的順序顯示出所有的事件如果你想要刪除某事件，在事件旁的紅色按鈕點一下。要觀看你自己預定的資料的話，點選一下在左邊視窗的主畫面的資料表列的鏈結  。



步驟(一)

步驟(二)

※記事簿摘要                                           回到前面

在記事簿摘要裡面可以按照關鍵字或可以容易記的短句子來做紀錄。這個記錄表專屬於個人且只能由個人來檢視，別人甚至連同同群組的成員 也不行。新的會議會被加到記錄表欄位的下面。可以藉由按文字欄位左邊紅色按鈕刪除記事。

※專 案                                                   回到前面

有兩個地方可以得到專案的資訊。在主畫面(進入登入畫面之後)，你的專案計劃會在右邊的訊框顯示，同時也會顯示出期限與狀況。如果你知 道(或認為)狀況已經改變了，在相同的地方更新進度百分比然後按一下「返回」你可以點選專案的標籤來取得所有的專案的總覽，只需要點選相關的標頭就可以使用另外一種分類方式，來分類這個專案清單列表。
如果你剛好是公司主管，你可以在表單下面建立統計資料。選擇一個負複合式的專案 - 在某特定期間的人員工作時數，哪些人做了哪些專案來做一個統計資料。
新增專案步驟說明

步驟(一)

步驟(二)

修改專案步驟說明

步驟(一)

步驟(二)

瀏覽統計表

步驟(一)

步驟(二)

瀏覽時間線

步驟(一)

步驟(二)

※郵件                                                     回到前面

這個郵件頁面可以讓你傳送電子郵件或是傳真給全部的人或者是群組成員、聯絡人。你也可以使用附加檔案的方式(參照表格的最尾端的欄位) 。如果你附加了檔案，檔案將會被上傳到伺服器之中，明顯地，大檔案需要多一些的時間。你不會收到關於檔案傳送完成與否的自動確認，所以你可能會想要將自己放到收件者的清單之中以便確認收到與否。

※小秘書                                                 回到前面

如果你當初在安裝行動辦公室的同時，也啟動了小秘書，當你登入時，將會有一個小視窗立即開啟。
他會顯示出今天所有預定的行程。
每四分之一小時，小秘書會確認是否有行程變更了，當然也會顯示出目前正在進行的行程。
額外有一項功能就是每一件預定行程前15分鐘會出現一個警示視窗，用來提醒使用者這項行程。
 

※資 源                                                     回到前面

資源可謂是所有機制的總稱，可以用來建立事件：房子，車子，或是只是一台在辦公室裡面的卡布奇諾咖啡機。 你可以指派任何資源到email 事件上。建立新事件並且從"資源"的選擇一項資源。如果此項資源當時已經保留，你會獲得一條訊息叫做某某人已經訂了這項資源。重複約 訂是行不通的。在第一個對話框的底部的資源表列的鏈結顯示所有的包含預定資源的事件。如果想要檢視一天所有資源的狀態， 選擇在群組 檢視"資源"並且加入需求日。所有包含內容的資源表單會在選項的之中。在選項頁面裡面可以發現一個搜尋的表框可以用來查詢以預定的資源。

※需求追蹤系統                                       回到前面

需求追蹤系統：

在需求追蹤系統之中員工可以請求同事或主管提供對工作需求的支援。

這個頁面不需要認證的動作。用戶能夠看到實際的需求也可以搜尋知識庫(這是對有開放的所有已經解決的需求最一個匯集)，並且可以填入到表格之中去啟始一個新的需求。

傳送完一個新的需求之後將會收到一封確認信，這個需求會被加入到資料庫之中，依照類別自動地分派到群組或是個人。

用戶端就必須要是聯絡人清單中的其中一個聯絡人，並且他需要填入他的姓名。

在右邊主畫面，使用者會看到指派給他的所有進行中的需求的一個選擇視窗。點選清單或是追蹤按鈕，所有的需求都會顯示出來。
列出追蹤表步驟

步驟(一)

步驟(二)

第一行是一個過濾器，為了能避免冗長的列表。在左邊的號碼是可點選的且會顯示出需求的表格出來。如果某向需求是指派給你，你可以新增 會議，遲滯需求或是將這個需求遷移到同一個用戶端的另一個需求之中。如果你解決了一項需求，就會有一封內含解決方式的電子郵件會自動送到用戶端信箱之中，且需求的狀態就會設定回已解決如果當初在知識庫選項的存取設定是設為開放的話。

系統管理員可以設定類別並指派給一個使用者或一個群組。如果一個用戶端選擇了一項類別，特定的使用者(或群組)將會自動地指派到這個需求。
新增追蹤步驟

步驟(一)

步驟(二)

※關鍵字說明                                           回到前面

在主畫面右邊的框架裡面有一個關鍵字搜尋的對話框。輸入一個字(搜尋字串的功能目前尚未加入)並且選擇需要背搜尋的模組。
 

事件：文字與摘要
論壇：標題與文字
檔案：檔名，註記，種類(並非檔案內容)
姓氏，名字，公司，群組，電子郵件，街道，城市與國家。
如果你要在網際網路上查詢這一個關鍵字，可以選擇使用Metacrawler或是google.com 。

※外出/返回紀錄系統                               回到前面

這個「外出/返回紀錄」的模組管理成員工作時數與分配工作天數到個別專案之中。在你登入後的主視窗的左邊可看到5個按鈕。前四個按鈕允 許直接填入到外出/返回紀錄：開始「外出/下班」返回/上班「結束」。在點選其中一個按鈕，你將會被要求確認你的操作並且紀錄將被登錄 到資料庫之中直到下一個動作。最後一個按鈕顯示正在這個行動辦公室之中的人員的名字。移動你的滑鼠到按鈕之上就會顯示出清單。

如果你想要知道最新的狀況，只需要更行事曆模組(更新 或 F5)，清單便會自動更新。一點選到「外出/返回紀錄」的模組之上便會顯現出特定 月份中你所紀錄的東西。事後加入紀錄也是可以的，但是，依據軟體的設定，將會自動郵寄這些修改變更到您主管的信箱之中。再下一個表格之中，你可以分派好幾個工作天到一個特定的專案之中。

※待辦事項                                              回到前面
待辦事項就像是在這個系統中的便條紙一樣，您可以簡單的就將您的想法或手邊的工作，快速的記錄下來，以供您隨時查看。這是一個私人的 功能，也就是除了您以外，沒有
任何其他人可以看到這些記錄。您可以將待辦事項記錄在下列的空白中，如果要刪除只需要點擊該筆記錄前方紅色的方塊即可。
 

※投票系統                                               回到前面

在主畫面你可能被要求投票。投票系統僅限於群組，且每一位成員可以發起新的票選項目。

如果將滑鼠移到藍色按鈕之上，可以看到是誰發起投票與何時發起。在投票的標題處點一 下，來獲得協助說明。列表的鏈結會顯示出與你有 關的過去與目前的投票統計資料。  依照選擇的類型，你能夠給一個或多個回覆(圓形按鈕一個，方形按鈕多個)。如果你寧可不投票，只要留 空直接按傳送鈕。你就不會被列為未投票的人員之中。發起一個新的投票，到選項的頁面之中，填寫投票的表格即可。


 

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